W październiku 2021 r. wchodzą w życie nowe regulacje w zakresie e-doręczeń w sektorze publicznym. Proces przejścia z tradycyjnej (papierowej) korespondencji z organem publicznym do formy elektronicznej będzie wieloetapowy, a za końcową datę wdrożenia przepisów wyznaczono datę – 30 września 2029 r.
III tryby doręczenia elektronicznego
Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych* przewiduje następujące formy doręczenia:
- publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – doręczenie na adres elektroniczny wpisany do bazy adresów elektronicznych za pomocą publicznego dostawcy (Poczta Polska),
- kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – doręczenie na adres elektroniczny wpisany do bazy adresów elektronicznych za pomocą komercyjnego dostawcy,
- publiczna usługa hybrydowa – w przypadku braku adresu elektronicznego pisma będą doręczane przez Pocztę Polską, która przekształci elektroniczną korespondencję w formę tradycyjną (papierową) i dostarczy do adresata.
Obowiązek posiadania elektronicznego adresu do doręczeń
Co do zasady, posiadanie elektronicznego adresu do doręczeń nie będzie obowiązkowe dla podmiotów niepublicznych (osób fizycznych). Jednak od ogólnej reguły, ustawodawca wprowadza wyjątek, a mianowicie – obowiązek posiadania elektronicznego adresu do doręczeń będą mieć:
- adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz – od 5 lipca 2022 r.
- radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe – od 5 lipca 2022 r.
- przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców (KRS) – od 5 lipca 2022 r.
- przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – 1 października 2026 r.
Początkowo za pierwszą datę wdrożenia obowiązku posiadania elektronicznego adresu do doręczeń ustawodawca wskazał – 1 października 2021 r. Jednak nowelizacją z czerwca data wdrożenia została przesunięta na lipiec 2022 r.**
Wpisanie adresu do Bazę Adresów Elektronicznych (BAE) to automatyczna rezygnacja z korespondencji tradycyjnej
Osoby fizyczne (zwolnione z obowiązku posiadania adresu do doręczeń), które chcą prowadzić korespondencję z urzędami w formie elektronicznej będą musiały złożyć wniosek o utworzenie elektronicznego adresu do doręczeń.
W wyniku złożonego podania – wnioskodawca uzyska wpis adresu do Bazę Adresów Elektronicznych (BAE).
Wpis adresu do BAE równoznaczny będzie ze zgodą na otrzymywanie pism w formie elektronicznej.
Organ z urzędu będzie miał za zadanie sprawdzić, czy adresat pisma posiada adres elektroniczny. W przypadku jego posiadania – wyślę korespondencję na adres widniejący w bazie.
Czy elektroniczny adres do doręczeń to adres e-mail?
Nie, elektroniczny adres do doręczeń nie jest naszym adresem e-mail.
Elektroniczny adres do doręczeń będzie dla każdej osoby utworzony oddzielnie, a obsługa będzie dokonywana przez dostawcę usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którym będzie dostawca publiczny (Poczta Polska) albo dostawca kwalifikowany (komercyjny).
Podmioty niepubliczne będą mogły dokonać wyboru, z którego dostawcy usług chcą skorzystać.
Jednocześnie wstępne założenia projektu nie wykluczają możliwości „połączenia” elektronicznego adresu do doręczeń do swojej poczty e-mail. Ważne będzie tylko, aby dostawca usługi (komercyjnej, czy publicznej) miał możliwość ustalenia – zweryfikowania tożsamości – adresata korespondencji.
Co z ePUAP-em?
Obecnie elektroniczna wymiana korespondencji z organami publicznymi (jak również sądami administracyjnymi) może odbywać się przez ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).
Jednak platforma ta zostanie całkowicie zamknięta z dniem 30 września 2029 r. Po tej dacie cała zgromadzona korespondencja wraz z kontem użytkownika zostanie trwale usunięta.
Jednocześnie do czasu zamknięcia platformy ePUAP pisma doręczane/wysyłane za pośrednictwem tej platformy będzie równoznaczne w skutkach, co pisma przesyłane w ramach e-doręczeń za pomocą elektronicznego adresu do doręczeń.
Brzmi idealnie, ale czy to będzie działało…?
Możliwość zastąpienia wizyty w urzędzie lub osobistego odbierania listu poleconego jednym kliknięciem myszy wydaje się bardzo wygodne. Dodając do tego jeszcze fakt, że zamiast posiadania wielu kont na różnych dedykowanych portalach administracji będzie jedno miejsce do komunikacji elektronicznej ze wszystkimi podmiotami publicznymi (urzędami, sądami) – to już brzmi idealnie.
Jednak, czy to będzie działało? Obecnie działa już wiele publicznych programów świadczących usługi elektroniczne, jak np. ePUAP, KRS, programy ZUS, podatkowe, księgi wieczyste etc.
Doświadczenia są różne. Nierzadko takie, że…regularnie nie działają. Akurat, kiedy chcemy zobaczyć wpis w KRS – strona tymczasowo nie działa, a pomimo otrzymania UPP (urzędowe potwierdzenie przedłożenia) na platformie e-PUAP okazuje się, że nasza korespondencja do urzędu nie trafiła.
Jednak na ocenę skuteczności będziemy musieli jeszcze poczekać, bowiem projekt będzie wdrażany wieloetapowo – aż do 2029 r. Być może ten czas pozwoli na szybszą reakcję na błędny i problemy, które w praktyce stosowania elektronicznego systemu wymiany korespondencji wydają się nieuniknione.
* Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
** Ustawa o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych z dnia 15 czerwca 2021 r.
Autor: Beata Zaremba
Mam adres w BAE, korzystam ze skrzynki e-gov… Wielokrotnie prosiłam Urząd Miasta Szczecin o kierowanie do mnie korespondencji wyłącznie drogą elektroniczną. Jak grochem o ścianę. W przeciągu miesiąca dostałam 3 listy za pośrednictwem skrzynki podawczej i 5 papierowych listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. Wszystko w tej samej sprawie… Tam chyba nadal w użyciu są drewniane liczydła. Pismo papierowe awizowane dwa razy w przeciągu 8 dni, jedno i to samo Urząd uznaje za doręczone. To jest kopanie się z koniem do tego trzygłowym, którego głowy się między sobą nie komunikują 🙁